Poprzednio omówiliśmy zagadnienia związane z uwzględnianiem zwrotów i reklamacji przez podatników, którzy korzystają z kas rejestrujących. Okazuje się, że prowadzenie ewidencji z takimi „zdarzeniami” nie jest jedynym obowiązkiem przedsiębiorcy. Oddzielną dokumentację trzeba także stworzyć w celu prawidłowego uwzględniania oczywistych błędów na paragonach fiskalnych. Sama kasa rejestrująca nie pozwala bowiem na usuwanie takich dowodów sprzedaży.

Gdzie szukać przepisów w tej sprawie?

Szczegółowe przepisy w sprawie prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek na paragonach fiskalnych można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. To właśnie ten akt prawny obliguje podatników do stworzenia i rzetelnego wypełniania wspomnianej dokumentacji. Wynika to z faktu, że przy użyciu kasy rejestrującej nie można skasować paragonu fiskalnego, który został już wydrukowany i wydany klientowi. Dowód sprzedaży z ewidentnym błędem trzeba za to uwzględnić w odrębnej ewidencji.

Jak stworzyć dokumentację z pomyłkami?

Przywołane przed chwilą Rozporządzenie Ministra Finansów nie narzuca polskim podatnikom konkretnej formy prowadzenia ewidencji oczywistych błędów. Do uwzględniania pomyłek na paragonach fiskalnych można wykorzystać zarówno zwykły zeszyt, jak i segregator lub teczkę z wydrukami. I tylko od przedsiębiorcy zależy, na którą formę dokumentacji się zdecyduje. Inna sprawa, że adnotacje na temat ewidentnych błędów należy później wykorzystać do uwzględnienia korekty sprzedaży w firmowej księgowości. Dlatego też warto zadbać o porządek w dokumentach oraz precyzyjne ich oznaczenie. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy podatnik korzysta z więcej niż 1 kasy fiskalnej. W takich okolicznościach dobrym rozwiązaniem jest stworzenie odrębnej ewidencji pomyłek dla każdego ze stosowanych urządzeń rejestrujących. Z pewnością ułatwi to późniejsze wprowadzanie korekt np. do Księgi Przychodów i Rozchodów.

Co muszą zawierać wpisy na temat błędnych paragonów?

Odpowiadając na to pytanie, należy jeszcze wrócić do Rozporządzenia z 14 marca 2013 roku. Zawartość wszystkich wpisów w ewidencji oczywistych pomyłek na paragonach jest bowiem ściśle regulowana przez przepisy fiskalne. W każdej adnotacji na temat ewidentnych błędów musi się znaleźć wartość sprzedaży brutto i podatku należnego konkretnej transakcji. Do wpisu należy też dołączyć krótkie uzasadnienie przyczyn i okoliczności wystąpienia pomyłki. Ponadto, do adnotacji trzeba dołączyć oryginał paragonu fiskalnego, który zawiera błąd.

Być może jest to oczywiste, ale warto podkreślić, że uwzględnienie omyłkowo wystawionego dowodu sprzedaży w osobnej ewidencji nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wydania prawidłowego dokumentu. Konieczność ta wynika z funkcjonującej w Polsce ustawy o podatku od towarów i usług.

Na stronie internetowej Fiskalne.com można znaleźć dodatkowe informacje o przepisach fiskalnych. Zachęcamy wszystkich do wnikliwego zapoznania się z tymi wiadomościami.