Nowoczesny system fiskalizacji, kasy online, CRK, pamięć chroniona… swego czasu te pojęcia przewijały się non stop w newsach, artykułach oraz innych przekazach ze świata współczesnych technologii sprzedaży. I choć minęło trochę czasu, a wielu przedsiębiorców miało już okazję lepiej zapoznać się z wymienionymi zagadnieniami – te wciąż potrafią być nie w pełni zrozumiałe dla wszystkich użytkowników urządzeń rejestrujących. Zwłaszcza tych, którzy dopiero mają przystąpić do fiskalnej ewidencji obrotu. Dlatego dziś tłumaczymy pokrótce, o co chodzi z modelami online oraz ich komunikacją z CRK.
Jakie rozwiązania oferują standardy zgodne z systemem online?
Wraz z wejściem zaawansowanego systemu teleinformatycznego, na rynku technologii sprzedaży pojawiły się nowe urządzenia rejestrujące online. Charakteryzują się one pewnymi standardami, jak wyposażeniem w pamięć chronioną czy przede wszystkim – współpracą z CRK. Warto jednak zaznaczyć, że choć w przepisach czy różnych przekazach pojawia się głównie termin „kasy rejestrujące online”, nie są to jedyne rozwiązania oferujące takie możliwości.
Obecnie współpracę z CRK umożliwiają różne technologie sprzedaży. Podobnie jak było to kiedyś (z modelami wyposażonymi w elektroniczną oraz – jeszcze dawniej – papierową kopię paragonów), na rynku znajdziemy dwa zasadnicze rozwiązania: kasy fiskalne online oraz drukarki fiskalne online. Pomijając ich wspólny mianownik, jakim są konkretne standardy współpracy z nowym systemem fiskalizacji, urządzenia te funkcjonują na takich zasadach, co kiedyś. Pierwsze są „samowystarczalne”, aczkolwiek nierzadko mają pewne ograniczenia. Drugie zaś do pracy wymagają komputera i programu sprzedażowego, które jednak pozwalają wykorzystać dodatkowe możliwości oraz wyższe parametry użytkowe (np. w zakresie pojemności obsługiwanej bazy PLU). Warto jednak wspomnieć o tym, że dziś przedsiębiorcy mają też dostęp do kasoterminali w wersji online. Czyli takich rozwiązań, które łączą w sobie możliwości urządzenia rejestrującego, terminala płatniczego i aplikacji sprzedażowej.
Komunikacja urządzeń fiskalnych online z CRK – na czym polega?
Jednym z głównych założeń wprowadzenia zaawansowanego rozwiązania teleinformatycznego było unowocześnienie obrotu gospodarczego. Konkretnie: w celu uszczelnienia systemu podatkowego i skuteczniejszego nadzorowania, czy sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych w polskich przedsiębiorstwach jest prowadzona prawidłowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W tym celu powstały zupełnie nowe rozwiązania, jak choćby kasy i drukarki fiskalne online (całkowicie nowe modele bądź już istniejące, odpowiednio zmodernizowane). Ich zasadniczą funkcjonalnością jest możliwość transmitowania niezbędnych danych do Centralnego Repozytorium Kas (w skrócie: CRK). Chodzi o przesyłanie informacji dotyczących m.in. prowadzonej ewidencji obrotu, wystawianych dokumentów czy np. realizowanych, obowiązkowych przeglądów technicznych. To właśnie Centralne Repozytorium Kas, nadzorowane przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), zbiera i analizuje dane dotyczące zgodności działania poszczególnych firm z obowiązującymi przepisami fiskalnymi.
Komunikacja urządzeń rejestrujących online z CRK może przebiegać na różne sposoby. Te zaś da się podzielić na dwie kategorie: łączność przewodowa i łączność bezprzewodowa. W pierwszym przypadku kasy i drukarki online oferują np. wykorzystanie portu USB oraz integrację z komputerem, który ma dostęp do internetu. Często też istnieje opcja użycia interfejsu typu Ethernet, wbudowanego w urządzenie rejestrujące, w celu połączenia z dostępną w firmie siecią LAN. A jeśli chodzi o transmisję bezprzewodową? Wiele modeli albo posiada w standardzie, albo oferuje rozbudowę o takie rozwiązania, jak moduł Wi-Fi (pozwalający na zdalne połączenie z siecią lub udostępnienie internetu ze smartfona) czy modem GSM z kartą SIM. Wybór sposobu transmisji danych zależy więc od preferencji użytkowych przedsiębiorcy, infrastruktury dostępnej w firmie i oczywiście możliwości wybranego urządzenia rejestrującego online. Samo przesyłanie informacji do CRK odbywa się w sposób automatyczny, systematyczny, zgodny z odgórnie nadanym harmonogramem.
Instalacja urządzeń fiskalnych online – nowe warunki i udogodnienia
Jeśli chodzi o procedurę wdrożenia technologii sprzedaży, która współpracuje z CRK, pewne kwestie pozostają niezmienne. Nadal kluczowa w tym procesie okaże się fiskalizacja wykonywana przez uprawnionego serwisanta (w sposób jednorazowy, nieodwracalny). Jeśli chodzi o plusy instalacji kasy bądź drukarki fiskalnej online – trzeba przyznać, że ogranicza ona do minimum kontakt z Urzędem Skarbowym, formalności i tzw. „papierologię” – wiele działań odbywa się bowiem automatycznie (połączenie z CRK, nadanie harmonogramu transmisji danych i numeru ewidencyjnego dla urządzenia rejestrującego). Jednak przedsiębiorca musi także spełnić ważne warunki – przede wszystkim zapewnić dostęp do internetu w trakcie całej procedury. Inaczej fiskalizacja nie zostanie przeprowadzona pomyślnie, a co za tym idzie – nie dojdzie do prawidłowego zainstalowania kasy bądź drukarki online.
Dobrze opisany temat, wpis się przydał przy wyborze kasy fiskalnej. Pozdrawiam