Tytuł dzisiejszego wpisu jest nieco specyficzny i zarazem przewrotny. Bo chociaż dla sprzedawców oraz ich klientów reklamacje usług czy zwroty towarów nie są niczym szczególnym, to jednak z punktu widzenia branży fiskalnej – tego typu sytuacje nie należą do standardowych. Specyfika urządzeń fiskalnych, w okolicznościach przedstawionych wyżej, wymaga od przedsiębiorcy podjęcia dodatkowych działań.

Fiskalny sposób na reklamacje i zwroty

Zwroty produktów, reklamacje towarów lub usług, a nawet pomyłki na paragonach. Co łączy te sprzedażowe sytuacje? Po pierwsze to, że stanowią one naturalną część biznesowej rzeczywistości. Choć z reguły należą do wyjątkowych, to jednak nie można powiedzieć, że dzieją się rzadko. Niemniej – i zarazem po drugie – wszystkie wymienione przypadki nieco wymykają się zasadom funkcjonowania urządzeń fiskalnych. Tego typu technologie, mimo oferowania różnorodnych rozwiązań, nie są w stanie wykasować lub skorygować dane zapisane w pamięci fiskalnej. W efekcie – urządzenia fiskalne nie mają mocy uwzględniania zwrotów, reklamacji i pomyłek na paragonach w kontekście zarejestrowanych już transakcji. Ale jest jeszcze po trzecie. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku odnosi się do wszystkich, wymienionych wyżej problemów, i mówi, jak w takich okolicznościach powinien zachować się przedsiębiorca. Otóż zgodnie z obowiązującymi przepisami, podatnik dla tego rodzaju sytuacji powinien prowadzić oddzielne dokumentacje. Skupmy się jednak na naszym tytułowym aspekcie, czyli właśnie reklamacjach i zwrotach.

Na czym polega ewidencja zwrotów i reklamacji?

Ustawodawca jasno określa pewne reguły, związane z prowadzeniem dokumentacji reklamacji i zwrotów. Chodzi o tworzenie stosownych notatek, zawierających informacje potrzebne do ewentualnej weryfikacji. W tego typu zapisach muszą się znaleźć: nazwa usługi lub towaru (umożliwiająca jednoznaczną identyfikację), wartość brutto (z uwzględnieniem też wysokości należnego podatku), a także data transakcji, termin złożenia reklamacji lub zwrotu oraz dane dotyczące zwracanej kwoty i wynikającego z tej sytuacji podatku należnego. Co więcej, notatce musi finalnie towarzyszyć dokument potwierdzający zrealizowanie transakcji, jak również odpowiedni protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji (z czytelnymi podpisami sprzedawcy i klienta). Jednak… to tyle, jeśli chodzi o konkretne, regulowane prawnie wymogi. Konkretnie mówiąc, wspomniane wcześniej Rozporządzenie MF nie mówi, na przykład, w jakiej dokładnie formie ma być ta dokumentacja przechowywana. W tej kwestii przepisy dają przedsiębiorcy dowolność. To musi być oddzielna ewidencja, a czy będzie ona gromadzona w konkretnym segregatorze czy sporządzonej na te potrzeby teczce – kwestia ta pozostaje w gestii podatnika i jego preferencji. Warto jednak zadbać o porządek takiej dokumentacji. Nie tylko dlatego, że może o nią poprosić przedstawiciel organów skarbowych. Ewidencja zwrotów i reklamacji ma też zastosowanie chociażby przy korekcie do sprzedaży, odnotowywanej w księdze przychodów i rozchodów. Pewne jest jednak to, że jako podatnicy nie możemy zaniechać sporządzania takiej dokumentacji, jeśli przydarzy się nam któraś z wymienionych sytuacji.