Często przedsiębiorca prowadzący sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych musi ją ewidencjonować za pomocą urządzenia rejestrującego. Obecnie ma do wyboru 2 rozwiązania, które mu to umożliwią. Chodzi o modele starszego typu, z elektroniczną kopią paragonów, oraz nowsze, łączące się z Centralnym Repozytorium Kas. W przypadku każdego z nich kluczowa okaże się poprawne przejście procedury instalacyjnej. Jednak w zależności od rodzaju urządzenia, wspomniana procedura będzie wyglądała nieco inaczej.

Instalacja kasy fiskalnej z kopią elektroniczną

Wybór technologii sprzedaży starszego typu – pomijając wszystkie inne aspekty – wiąże się z koniecznością przejścia dotychczas obowiązującej procedury instalacyjnej. Zasadniczym etapem tego procesu będzie oczywiście fiskalizacja. To czynność, którą może wykonać wyłącznie serwis odpowiedzialny za opiekę nad nabytą przez nas kasą fiskalną. Technik posiadający odpowiednie uprawnienia dokonuje czynności jednorazowej i nieodwracalnej dla takiego modelu. Chodzi m.in. o trwałe nadanie urządzeniu NIP-u podatnika, ale również o uruchomieniu pracy modułu fiskalnego, kończącym się wystawieniem raportu dobowego.

Od chwili zakończenia tej czynności przedsiębiorca może już ewidencjonować obrót i drukować paragony dla klientów za pomocą kasy fiskalnej. Jednak formalności dotyczące procedury instalacyjnej tutaj się nie kończą. W przypadku zafiskalizowania kasy z elektroniczną kopią paragonów przedsiębiorca musi powiadomić o tym fakcie właściwy Urząd Skarbowy – w terminie maksymalnie 7 dni od przeprowadzenia wspomnianej czynności. Co więcej, należy to zrobić w formie pisemnej (dokument dostarcza się osobiście lub listownie), korzystając ze wzoru dostępnego w załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. W odpowiedzi na to działanie podatnik otrzyma z Urzędu Skarbowego numer ewidencyjny, przypisany do jego kasy fiskalnej. Numer ten należy trwale (w widocznym miejscu) nanieść na obudowę urządzenia rejestrującego, a także – umieścić w jego książce serwisowej. Wbrew pozorom, ostatnie wymienione czynności są ważne, ponieważ brak numeru ewidencyjnego we wskazanych miejscach, podczas kontroli US może stanowić podstawę do wystawienia mandatu.

Instalacja kasy fiskalnej łączącej się z CRK

Podstawową funkcjonalnością każdego urządzenia rejestrującego online jest nawiązywanie połączenia internetowego z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), nadzorowanym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Dostęp do sieci ma więc niebagatelne znacznie dla procedury instalacyjnej tego typu technologii sprzedaży. Mowa tu także o fiskalizacji, która niezmiennie pozostaje kluczowym działaniem w całym tym procesie. Tak samo, jak w opisanym wyżej przypadku – musi przeprowadzić ją uprawniony serwisant. Oprócz trwałego wprowadzenia NIP-u przedsiębiorcy do urządzenia, a także zainicjowania pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, kasa online powinna nawiązać pierwsze internetowe połącznie z Centralnym Repozytorium Kas. W następstwie tego zdarzenia trafia do rejestru CRK, otrzymuje numer ewidencyjny (do umieszczenia w widocznym miejscu konstrukcji urządzenia) oraz zyskuje indywidualny harmonogram transmisji danych. Bez dostępu technologii sprzedaży do internetu (o który musi zadbać podatnik!) zarówno połączenie z Centralnym Reozytorium Kas, jak i fiskalizacja nie powiodą się. W efekcie, nie będzie możliwe korzystanie z tego urządzenia do zgodnego z prawem prowadzenia ewidencji obrotu.

Natomiast jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem – podatnik użytkujący kasę online nie musi już powiadamiać Urzędu Skarbowego o zafiskalizowaniu urządzenia i składać w tym celu dodatkowych dokumentów. Nie musi też czekać na numer ewidencyjny. Innymi słowy – instalacja urządzenia rejestrującego online stawia pewne nowe wymagania, oczekuje pewnych „warunków instalacyjnych”, ale z drugiej strony – współcześnie warunki te powoli są już standardem. Natomiast zdecydowanie automatyzuje całą procedurę, upraszcza, redukując ilość formalności, których wcześniej trzeba było dopełnić w ramach kontaktu z Urzędem Skarbowym.