Obowiązek prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących dotyczy podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Naruszenie tego obowiązku jest surowo karane przez Kodeks karny skarbowy. Dlatego przedsiębiorcy powinni pamiętać o jego przestrzeganiu.

Na szczęście, ustawodawca przewidział dla takich podatników możliwość częściowej refundacji kosztów zakupu właściwego urządzenia. Mogą oni odliczyć od podatku należnego kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących, zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu netto, jednak nie więcej niż 700 zł.

Dokonanie odliczenia może nastąpić, gdy podatnik spełni następujące warunki:

• złoży do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego pisemne zgłoszenie o liczbie oraz miejscu (adresie) instalacji urządzeń, które zamierza stosować do ewidencjonowania
• zgłoszenie takie złoży przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania
• przedstawi dowód zapłaty całej należności za zakupione urządzenie fiskalne
• rozpocznie ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących terminach oraz przy użyciu kas rejestrujących spełniających wymagania określone w przepisach dot. kryteriów i warunków technicznych
• Złoży do Urzędu Skarbowego zawiadomienie o miejscu instalacji – do 7 dni po fiskalizacji

Warto również pamiętać o tym, że ulga ta przysługuje także przedsiębiorcom zwolnionym z VAT, jak również wykonującym wyłącznie czynności zwolnione od tego podatku, przy czym w ich przypadku jest to zwrot. Kwotę tę Urząd Skarbowy zwraca na wskazany rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo – kredytowej, do 25. dnia od daty złożenia odpowiedniego wniosku.

Dokonanie zwrotu może nastąpić, gdy podatnik zwolniony z VAT:

• rozpocznie ewidencjonowanie w obowiązujących terminach
• złoży zgłoszenie o planowanej liczbie i miejscu używania kas
• złoży zgłoszenie o miejscu instalacji kasy – do 7 dni po fiskalizacji
• złoży do właściwego Urzędu Skarbowego wniosek o zwrot

Wniosek taki powinien zawierać: imię i nazwisko podatnika, NIP, dane adresowe oraz w przypadku prowadzenia usług przewozu taksówkami osobowymi i bagażowymi, informacje o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego, numerach rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której pracuje urządzenie fiskalne.

Do wniosku takiego należy dołączyć:

• dane serwisu, który wykonał fiskalizację
• fakturę zakupu, wraz z dowodem opłacenia całej należności za urządzenie
• informację o numerze rachunku bankowego, na który Urząd Skarbowy powinien dokonać zwrotu

W przypadku, gdy podatnik musi się zaopatrzyć w więcej niż jedną kasę rejestrującą, a rozpocznie ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, może odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Podatnik musi później, jedynie stopniowo, rozpoczynać ewidencję w kolejnych kasach fiskalnych, by od każdej z nich uzyskać 90% ulgi.

Rozpoczęcie ewidencjonowania musi nastąpić przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (20%) zgłoszonych kas (po zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych). Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca należy rozpocząć ewidencjonowanie z użyciem kolejnych urządzeń w liczbie nie mniejszej, niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu, wynikająca z dokonanego zgłoszenia.

Wśród warunków, jakie przedsiębiorca musi spełnić by mógł korzystać z ulgi na zakup urządzenia fiskalnego wymienia się złożenie do Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego dwóch zgłoszeń o instalacji: przedinstalacyjnego i poinstalacyjnego.

Zgłoszenia przedinstalacyjnego dokonuje podatnik. Prawidłowe zgłoszenie powinno zostać złożone w formie pisemnej (osobiście lub listownie), najpóźniej jeden dzień przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy.

Zgłoszenie przedinstalacyjne powinno zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika
• NIP podatnika
• liczbę wymaganych kas, która nie może być mniejsza od liczby miejsc prowadzenia sprzedaży (wyjątkiem jest tutaj sprzedaż mobilna)
• miejsca (adresy) instalacji poszczególnych kas oraz termin instalacji urządzeń fiskalnych

Zgłoszenia poinstalacyjnego dokonuje zarówno podatnik jak i serwis, który zafiskalizował oraz zainstalował urządzenie. Naczelnik właściwego Urzędu Skarbowego, powinien w ciągu 7 dni od daty fiskalizacji otrzymać dwa niezależne zgłoszenia.

Prawidłowo wypełnione dokumenty można złożyć w dwojaki sposób:

• w siedzibie Urzędu – w wyznaczonych do tego celu stanowiskach Kancelarii
• wysłać za pośrednictwem Poczty Polskiej (w takim przypadku za dzień złożenia, uznana będzie data widniejąca na stemplu pocztowym)

W odpowiedzi na zgłoszenie nadesłane przez podatnika, otrzymuje on numer ewidencyjny (potwierdzający, że jego kasa czy też drukarka fiskalna została wprowadzona do katalogu US). Przedsiębiorca ma obowiązek umieścić ten numer na obudowie zakupionego urządzenia rejestrującego, trwale i w widocznym miejscu (może to zrobić przy użyciu niezmywalnego markera lub naklejki). Na tym kończy się procedura rejestracyjna i instalacyjna.