Ewidencja obrotu przy użyciu urządzenia rejestrującego to nie tylko tzw. „nabijanie na kasę” i wystawianie paragonów dla klientów. Z takim prowadzeniem sprzedaży wiążą się różne obowiązki, głównie dotyczące sporządzania konkretnej dokumentacji. Chodzi tu m.in. o archiwizowanie kopii wspomnianych paragonów, wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych czy też przechowywanie książki serwisowej, o której powiemy sobie w tym tekście nieco więcej.

Książka serwisowa – informacje podstawowe i uzupełniane

Tematem dzisiejszego wpisu jest dokument, który okazuje się bardzo ważny dla działań dotyczących prowadzenia ewidencji obrotu. Dlatego też dołączany jest do każdej zakupionej kasy czy drukarki fiskalnej. Każda książka zawiera zbiór podstawowych informacji, związanych z nabytą technologią sprzedaży. Mowa tu chociażby o takich wiadomościach, jak nazwa, model oraz numer fabryczny i unikatowy danego urządzenia. Co jeszcze? W dokumencie tym znajdziemy informacje o producencie konkretnej kasy lub drukarki rejestrującej oraz firmie odpowiedzialnej za przeprowadzenie fiskalizacji (i zwykle zajmującej się późniejszą opieką techniczną urządzenia). Trzeba też wspomnieć w tym miejscu o danych serwisantów: głównego i rezerwowego.

To z grubsza tyle, jeśli chodzi o podstawy. Natomiast każdy taki dokument zawiera jeszcze całą historię urządzenia, czyli wpisy związane ze wszystkimi interwencjami serwisowymi (m.in. obligatoryjnymi przeglądami technicznymi), w jakich ono brało udział. Notatki z naprawami i kontrolami są sukcesywnie uzupełniane, stanowiąc dodatkową dokumentację potwierdzającą właściwe działanie technologii sprzedaży.

Gdy jest, a także gdy jej zabraknie…

Jeśli z powyższego akapitu jeszcze to w pełni nie wynika, trzeba postawić sprawę jasno: książka serwisowa ma podstawę prawną, a jej „sposób funkcjonowania” wynika bezpośrednio z obowiązujących przepisów. Dotyczy tylko zresztą nie tylko tego, jak dokument ma wyglądać, jakie informacje zawierać oraz co i kiedy musi zostać w nim umieszczone. Istnieją też zasady mówiące o odpowiednim obchodzeniu się z książką serwisową. Zgodnie z przepisami powinna ona znajdować się w miejscu pracy (instalacji) urządzenia rejestrującego, do którego jest przypisana. Dlaczego? Ponieważ musi być okazana na każdą prośbę przedstawiciela Urzędu Skarbowego bądź uprawnionego serwisanta.

Zdarza się jednak, że – jak wiele innych rzeczy – dokument ten ulega zgubieniu lub zostaje nieumyślnie zniszczony. Co podatnik powinien zrobić w takich okolicznościach? W pierwszej kolejności musi zawiadomić o tym fakcie właściwy Urząd Skarbowy – drogą pisemną. Następnie z kopią tego dokumentu zwrócić się do producenta urządzenia fiskalnego o wydanie duplikatu książki serwisowej (istnieje taka możliwość). Warto, aby przedsiębiorca podjął te kroki niezwłocznie. Brak książki serwisowej traktowany jest bowiem jako złamanie przepisów – wykroczenie, które może prowadzić do wielu niekorzystnych konsekwencji. Wystarczy wspomnieć choćby o możliwej odmowie ze strony serwisu co do dalszej opieki technicznej nad daną kasą lub drukarką fiskalną czy też konieczności zwrócenia ulgi przysługującej za zakup pierwszego urządzenia rejestrującego.