Współczesne kasy rejestrujące – oprócz tego, że pozwalają spełnić wymogi wynikające z obowiązujących przepisów – posiadają liczne, rozmaite rozwiązania, służące zapewnieniu komfortu i efektywności zarządzania biznesem na jak najwyższym poziomie. Część z tych opcji ma wręcz za zadanie zabezpieczyć technologię sprzedaży przed nagłymi, niekorzystnymi wypadkami. Czasem jednak i one nie są w stanie uchronić urządzenia od pechowych, poważniejszych usterek lub awarii. I wtedy nierzadko do akcji wkracza rezerwowa kasa fiskalna. Tylko właściwie jaka ona powinna być w dobie systemu online i dotyczących go regulacji prawnych?

Skąd pomysł na dodatkową kasę fiskalną?

Dla większości przedsiębiorstw, które stosują urządzenia rejestrujące, wdrożenie kasy fiskalnej nie jest (tylko) kwestią wolnego wyboru. Zazwyczaj funkcjonowanie w firmie tego typu technologii sprzedaży to gwarancja możliwości zgodnego z przepisami prowadzenia działalności. Możliwości, która zniknęłaby, gdyby wspomnianego urządzenia zabrakło, albo wiązałaby się z konsekwencjami prawnymi.

Zatem pod pewnymi względami kasy fiskalne pozostają wyjątkowe, mają szczególny charakter. Z drugiej strony – wiele je łączy z innymi technologiami. Pozwalają uprościć i przyspieszyć wykonywanie różnych zadań, a także, niestety, mogą ulegać pewnym problemom natury technicznej. Wszystko jedno, czy na skutek niewłaściwych działań użytkownika, wypadków losowych, czy też wady samego urządzenia – kasę rejestrującą również może dotknąć usterka albo spotkać awaria.

Dlaczego mowa o tych dwóch aspektach? O ile bowiem np. problemy z innymi technologiami możemy rozwiązać na różne sposoby, o tyle trudności nie pozwalające korzystać z kasy fiskalnej w prawidłowy sposób uniemożliwiają dalszą pracę. Natomiast zatrzymanie sprzedaży towarów lub świadczenia usług (na czas potrzebnej interwencji uprawnionego serwisu i pozbycia się usterki), jak nietrudno się domyślić, potrafi prowadzić do utraty klientów i spadku dochodów. Dlatego wielu przedsiębiorców woli zaopatrzyć się w rezerwową kasę fiskalną (choćby prostszy, tańszy model), by w szczególnych, najtrudniejszych momentach nie być zmuszonym do przestoju w pracy.

Jakim zasadom podlega rezerwowa kasa fiskalna?

Kwestia zastępczego urządzenia rejestrującego nie jest bardzo dokładnie zdefiniowana czy rozbudowana w polskich przepisach. Być może wynika to z prostego faktu. Prawno nie zobowiązuje przedsiębiorcy do kontynuowania pracy i ewidencji obrotu, a co za tym idzie – posiadania oraz korzystania z rezerwowej kasy fiskalnej, gdy model podstawowy funkcjonuje nieprawidłowo. Kładzie natomiast nacisk na fakt, że bez urządzenia zdatnego do użytku rejestrowanie sprzedaży, zgodne z wymogami, staje się niemożliwe. Zatem, na przykład, podatnik decyduje, jakie to będzie urządzenie. Nie ma konieczności wdrażania identycznego modelu jak ten stosowany na co dzień. Przedsiębiorca decyduje też, kiedy i jak często korzysta z takiego rozwiązania. Z drugiej strony jednak trzeba pamiętać, że rezerwowa kasa fiskalna podlega tym samym zasadom, co kasa główna. Oznacza to, że musi prawidłowo przejść procedurę instalacyjną (trzeba ją zafiskalizować) oraz być poddawana regularnym przeglądom serwisowym (nie rzadziej, niż co 2 lata). Dodatkowo, podczas jej użytkowania przedsiębiorca ma obowiązek również wystawiać paragony, raporty dobowe i miesięczne, a także odpowiednio przechowywać książkę serwisową przypisaną do tej technologii.

Co dziś warto wiedzieć o zastępczej kasie fiskalnej?

Wspomnieliśmy, że podatnik sam decyduje, jaki model będzie pełnił funkcję rezerwowej kasy fiskalnej. I to prawda, choć trzeba w niej uwzględnić pewne istotne kryteria, wynikające z pojawienia się systemu online. Przykład? Jeśli przedsiębiorca reprezentuje branżę zobligowaną (w treści nowelizacji ustawy o VAT) do wcześniejszego wdrożenia i stosowania kasy online – to właśnie z takiej technologii musi on korzystać. Zatem zastępcze urządzenie rejestrujące, nawet jeśli jest użytkowane sporadycznie, musi komunikować się przez internet z Centralnym Repozytorium Kas. Inaczej, w sytuacji pracy z kasą offline, podatnik korzysta z niewłaściwego rozwiązania i w świetle prawa – łamie przepisy. Podobna zasada dotyczy również możliwości ubiegania się o ustawową ulgę, przysługującą z tytułu wdrażania pierwszych urządzeń rejestrujących. Obecnie obejmuje ona wyłącznie modele online. Dlatego jeśli kasa rejestrująca nabywana jako rezerwowa należy do pierwszych instalowanych – w jej przypadku można ubiegać się o ustawową refundację części wydanej kwoty tylko wtedy, gdy urządzenie to również spełnia wymogi nowego systemu fiskalizacji.